言葉足らずはビジネスではマイナス！話が伝わらないのはあなたが原因かも。仕事のコツ①

初めまして。ALOTE事業責任者の小澤春奈と申します。＜外国人と働く＞をテーマに執筆中！

「現場をラクに回す仕事のコツ」でチーム全体の効率を高めましょう。

今回は「話を正確に伝えるコツ」についてお話しします。この記事を読めば、話が相手に正確に伝わらない原因がわかります。それを解決するための対策で、仕事をラクに回すことができます。

言葉足らずでは伝わらない

「雄弁は銀沈黙は金」はトーマス・カーライルの言葉です。イギリスの評論家が広めたことわざですが、日本でも同様の考え方が支持されています。あまりしゃべりすぎるのを良しとしない風潮があります。

日本がハイコンテクスト文化だということも大きな理由の一つです。詳しくは＜こちら＞の投稿をご一読ください。

ハイコンテクスト文化では「行間を読む」「言語外の意図を察する」ことでコミュニケーションが成立します。つまり、言葉ではっきりと伝えなくても伝わるのが日本でのコミュニケーションです。

言わなくてもわかる、なんとなく察してもらう、という文化で生活していると説明が多すぎると嫌われる傾向にあります。クドクドとうるさい人だと思われるくらいなら、言葉少なで伝わるほうを選ぶでしょう。

しかし、言葉足らずで仕事が効率的に回るでしょうか。仕事上の指示があいまいになると、指示を受け取った相手も期待通りの仕事はしてくれないでしょう。部下があなたの期待通りの仕事をしてくれない原因はあなたの指示のしかたが悪いのかもしれません。

伝達ミスを起こしやすくなれば、仕事でムダやロスが発生します。伝達ミスは必要以上に情報が省略されて内容があいまいになるのが問題です。正しく情報が伝わらないくらいであれば、省略はしないほうがいいでしょう。

伝達ミスを防ぐ基本のポイント

伝達ミスが起こるのは、相手に伝えるべき重要な情報が省略されてしまうのが大きな原因であるとお話ししました。具体的に注意すべきポイントは以下の通りです。

伝達ミスはこうして起こる

では、実際に伝達ミスが発生してしまったケースをご紹介します。併せて「どうすればその伝達ミスが防げたのか」も記載しましたので、参考にしてみてください。

失敗例①　助詞（てにをは）をはっきり言わない

Aさんという部下への注意を、Bさんを通じてAさんに伝えてもらう場合

【失敗】「誤字が多いから、伝えといて」

よくある部下へ注意するときの発言ですね。しかし、「伝えて」と言うのは「誰に」というのが重要です。相手に伝わらなかったら注意の意味がありません。

【こう直す】「定例会議の議事録に誤字が多いから、Aさんに注意するように伝えといて」

「どの（書類）に」誤字が多いのか、「誰に」伝えるのか、という情報を追加すれば伝達ミスが防げます。

失敗例②　勘違いが起きやすい言い方をする

ズボンの裾上げを店員に日付指定で依頼する場合

【失敗】「6日でよろしく」

みなさんがこれを聞いたら、2つの解釈ができることにお気づきかと思います。例えば発注日が4月3日だったとすると・・・

A）6日に受け取れるように裾上げしてほしい

B）6日後に受け取れるように裾上げしてほしい

A）でもB）でもどちらの解釈もできてしまいます。勘違いが起きやすい言い方は伝達ミスの原因です。

【こう直す】「4月6日に受け取れるようにお願いします」

また、店員側も日付で特定できるように復唱すべきでした。「6日後の4月9日金曜日のお渡しでよろしいでしょうか」などがわかりやすいでしょう。

このように、「●月●日●曜日」など数字で指定すると更にミスが減るでしょう。特に外国人が相手の場合は、明後日や再来月などは勘違いが起きやすいので注意してください。

失敗例③　単なる復唱をする

待ち合わせ時間を確認する場合

【失敗】「A駅に14：00集合！」「はい、A駅14：00集合ですね！」

もちろん確認はできているのでこの復唱でもいいのですが、同じ意味を違う言葉で言い換えて復唱すべきです。単純な復唱ではなく、不足している情報を追加して確認すると伝達ミスは少なくなります。

【こう直す】「A駅に14：00集合！」「はい、14：00集合で14：10の品川行の電車に乗るんですよね」

万が一ここで乗る予定の電車の時間が違っても、復唱で情報不足が補足されているので訂正できるでしょう。

まとめ

いかがでしたでしょうか。

伝え方ひとつ、確認の仕方ひとつ、それだけでコミュニケーションの精度は格段に向上します。相手に察しを求める独りよがりの指示をやめれば、現場のチームワークも向上します。

是非明日から実践してみてください。

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